Hinweise zum Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesem Portal ist:

Verantwortlicher

DJV-Verlags- und Service GmbH

Anschrift

Bennauer Straße 60, 53115 Bonn

Kontakt

vus@djv.de

2. Welche Daten wir verarbeiten

Bei der Registrierung erheben wir Vor- und Nachnamen, E-Mail-Adresse, Verbandszugehörigkeit, den gewählten Benutzernamen und ein Passwort. Das Passwort speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hashwert (PBKDF2-HMAC-SHA256); es ist für uns nicht lesbar.

Beim Betrieb speichern wir ein Sitzungsmerkmal in einem technisch notwendigen Cookie, den Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie ein Protokoll über Freigaben und Änderungen an Zugängen.

Bei der Nutzung der Assistenten werden Ihre Eingaben an die unter Ziffer 5 genannte Plattform übermittelt.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Portals und Ihres Zugangs — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag beziehungsweise vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zugangsgeschützten Angebot für Mitglieder und Beschäftigte).
• Prüfung und Freigabe von Zugangsanträgen — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, den Zugang auf tatsächlich Berechtigte zu beschränken.
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO.

4. Hosting

Das Portal wird betrieben bei der Hetzner Online GmbH, Serverstandort Nürnberg, Deutschland. Der Anbieter verarbeitet Daten ausschließlich in unserem Auftrag; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Beim Aufruf fallen technische Zugriffsdaten an (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource), die der Abwehr von Angriffen dienen und kurzfristig gelöscht werden.

5. Einsatz von KI-Assistenten

Die digitalen Assistenten laufen auf der Plattform Langdock GmbH (Deutschland). Als Sprachmodell kommt Mistral Large des Anbieters Mistral AI, Frankreich zum Einsatz. Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in ein Drittland ist damit nicht verbunden.

Was das für Ihre Eingaben bedeutet:

• Ihre Eingaben werden an die Plattform übermittelt, um die Antwort zu erzeugen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Die Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das haben wir mit den Anbietern vertraglich vereinbart.
• Gesprächsverläufe werden dort für 30 Tage vorgehalten und danach gelöscht.
• Mit der Plattform besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Bitte geben Sie in den Assistenten keine Gesundheitsdaten, keine Daten Dritter und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO ein, soweit dies für Ihr Anliegen nicht zwingend erforderlich ist. Die Antworten sind Erstinformation und werden maschinell erzeugt; sie können unvollständig oder falsch sein. Verbindlich werden Auskünfte erst nach persönlicher Prüfung durch unser Team.

6. Empfänger

Eine Weitergabe an Dritte findet nur statt, soweit sie zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist (Hosting, KI-Plattform, E-Mail-Versand) oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Alle Auftragsverarbeiter sind vertraglich gebunden.

7. Speicherdauer

• Zugangsdaten: bis zur Löschung des Zugangs, spätestens 12 Monate nach der letzten Anmeldung.
• Abgelehnte Zugangsanträge: werden unmittelbar gelöscht.
• Protokolleinträge zu Zugängen: bis zu zwölf Monate.
• Gesprächsverläufe der Assistenten: siehe Ziffer 5.

8. Cookies

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Cookie zur Verwaltung Ihrer Anmeldesitzung. Es enthält kein Merkmal zur Wiedererkennung über die Sitzung hinaus und wird beim Abmelden gelöscht. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich. Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Soweit die Verarbeitung auf einem berechtigten Interesse beruht, haben Sie das Recht, dieser aus Gründen Ihrer besonderen Situation zu widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Wenden Sie sich dafür an vus@djv.de.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

10. Änderungen

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.